Uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Relações com o Cliente revelou que a segunda coisa que mais incomoda os pacientes em uma consulta médica é o atraso no atendimento. Por conta disso, manter a agenda em ordem e funcionando bem é muito importante para a satisfação do nosso cliente.
Informática e computadores: O primeiro aspecto a se considerar é o uso de um computador. Manter uma agenda no papel é possível, mas é muito mais trabalhoso. Então se você usar um computador, já está em grande vantagem.
Se você possui um computador, o ideal é usar algum software ou sistema pronto, que é melhor do que uma planilha feita em casa, que está sempre sujeita a erros. Hoje há uma grande variedade de sistemas mais ou menos sofisticados, procure por “sistema de controle de consultório”
O Controle de agenda: Além disso, você também pode usar algum programa padrão de calendário, como a agenda do GMail, do Outlook ou de softwares específicos para consultórios médicos que já ficam armazenados os dados dos clientes, histórico de consultas e exames, etc.
Se optar por esse caminho, duas coisas são importantes:
- Uma agenda para cada médico: ter uma agenda separada para cada médico. Isso vai facilitar a organização e evitar confusões;
- Diferenciar status das consultas: poder diferenciar as consultas que estão confirmadas, as que estão agendadas, se são um retorno ou uma consulta cheia, etc. Essa diferenciação deve ser bem simples. Para que você bata o olho e já saiba identificar cada tipo de consulta. Você pode fazer isso, por exemplo, colocando cores diferentes nas caixinhas dos compromissos, ou algum código de identificação.
Outras Dicas:
- Cadastro dos pacientes: mantenha um cadastro atualizado dos pacientes com pelo menos as informações abaixo. Quando o paciente vier para uma consulta, confirme sempre se houve alguma mudança:
- Nome;
- Endereço;
- Telefone;
- E-mail;
- Aniversário;
-Meio de pagamento (particular, convênio, etc).
- Duração das consultas: veja quanto tempo o médico normalmente leva nas consultas e nos retornos. Use essa informação para dimensionar quantas consultas podem ser marcadas em determinado espaço de tempo;
- Intervalo para o médico: reserve um pequeno intervalo entre uma consulta e outra, para você passar algum recado ou para o médico poder descansar um pouco, tomar um café, retornar uma ligação...
- Espaço para encaixes: se for frequente na sua clínica, já reserve um espaço para os encaixes de emergência.
