Relações Interpessoais e Etiqueta
Quando uma pessoa, seja ela interna ou externa à clínica médica ou consultório, necessita de contato direto ou indireto com o médico, a primeira voz ou contato pessoal que ela terá é com a secretária. Diz um ditado popular que “a primeira impressão é a que fica”.
A partir daquele contato com a secretária é formulado na mente do paciente, um perfil do médico e até mesmo da clínica ou do consultório. Em uma época mercadológica de altíssima competitividade, cada detalhe poderá fazer com que o paciente decida por esse ou aquele consultório médico.
A secretária, portanto exerce um papel fundamental na representação de seu médico, bem como da clínica ou consultório.
Nas relações interpessoais sem dúvida tudo isso ficará à mostra, ou seja, os aspectos positivos e negativos do comportamento aparecerão na convivência.
O Comportamento adequado:
- Uma secretária deve monitorar seu volume e tom de voz, é sempre esperado e desejado nesta profissão, tom suave e volume médio-baixo. Volumes altos, estridentes não condizem com a postura desta profissional e podem comprometer o ambiente de trabalho, com a poluição sonora desse tipo e volume de voz.
- Elegância e suavidade no andar, sentar, gesticular. A movimentação de uma secretária deve ser sempre firme, porém suave. Gestos muito largos comprometem a serenidade do ambiente. Ser discreta, nunca entrar na sala do médico sem bater na porta ou pedir licença. Ter presença de espírito para discernir o momento adequado de entrar e se retirar da sala do médico.
- Evitar as perguntas, comentários e falas desnecessárias. O médico já tem atividades de sobra, para que a secretária o sobrecarregue com banalidades. Aprenda a sintetizar com muita objetividade os recados verbais. Mesmo nos recados escritos, procure a objetividade, ela é muito apreciada. Os recados escritos tentem a serem mais precisos, pois, tem-se um tempo maior para elaborar o raciocínio e fica registrada a informação, evitando esquecimento.
- É condição sine qua non (sem a qual não pode ser) para uma secretária a organização e limpeza. Cuide de sua sala e da sala do médico deixando-as, sempre que possível, organizadas e limpas.
- Pontualidade com horários e entrega de tarefas devem ser prioridades máximas na vida de uma secretária.
O Marketing Pessoal: A secretária é o cartão de visita da clínica ou do consultório médico. Assim sendo, deve estar sempre impecavelmente vestida. Cabelos e unhas sempre muito bem cuidadas evitando sempre os exageros ou a incompatibilidade com a função. Lembre-se: Menos é Mais.
- As roupas devem ser sempre sóbrias, evitando as transparências, tendo muita atenção nas cores, nas combinações e harmonia entre elas e os acessórios.
- Os calçados, bolsas e acessórios devem merecer também a mesma atenção.
- Deve-se evitar o máximo o “look perua”, com cores vibrantes, estampadas, bijuterias exageradas, maquiagens excessivas, sapatos inadequados. A roupagem de uma secretária seja uniforme ou não, deve ser sempre muito bem cuidada, optando sempre pelo conforto, sobriedade e discrição;
- Na ausência de uniformes, os tailleurs e terninhos são muito bem-vindos. A opção por cores em tons pastéis, cinza, preto ficam na medida certa. Os tecidos que marcam demasiadamente o corpo devem ser evitados. Use cores e modelos clássicos que nunca saem de moda.
- A maquiagem deve ser sempre suave, especialmente por ser durante o dia. Evitar batons vermelhos, unhas compridas e com cores inadequadas (verde, azul, amarela, etc.). Prefira batons cor de boca, esmaltes de unha em tons claros ou sóbrios.
- Opte por perfumes suaves com a colocação na quantidade certa. O excesso de perfume torna o ambiente desagradável e as pessoas alérgicas não poderão se aproximar de você. O perfume é algo muito íntimo e pessoal, somente deverá senti-lo quem se aproximar muito de quem está usando.
- Cuide sempre da higiene bucal e da aparência de seus dentes e boca. O sorriso é o seu cartão de visita.
