Outra parte de importante desenvolvimento para a secretária é a parte das finanças de uma clínica ou do médico(s) quando for consultório:
- Contas do médico e da clínica: como administrar as contas, especialmente se você também cuida da conta pessoal do médico;
- Sistema de gestão: como montar um controle financeiro;
- Como cobrar e receber: estruturação de um processo de cobrança.
Os aspectos essenciais que uma secretária deve saber são:
Separar pessoa física e jurídica: O primeiro ponto e o mais importante sobre gestão financeira é: separar as contas e o dinheiro do médico (pessoa física) e da clínica (pessoa jurídica). Deve-se utilizar contas bancárias e planilhas e controle separadas. O ideal é manter duas contas bancárias no mesmo banco e na mesma agência, pra ficar fácil de transferir de uma conta para a outra. Muitas vezes os médicos acabam misturando tudo em apenas uma conta, especialmente se a clínica só tem um médico, mas sem essa separação é impossível o médico saber se ele está ganhando dinheiro ou não.
Outra coisa importante, se algum dia for necessário fazer um pagamento da clínica, mas só tem dinheiro na conta pessoal, o certo é transferir de uma conta para a outra e fazer o cheque pela conta certa.
Sistema de controle: Para fazer o controle financeiro você pode usar uma planilha, como o Excel, mas o ideal é procurar um software especifico, pois a chance de cometer um erro em uma planilha é muito grande.
Hoje em dia existem muitas opções desses sistemas de gestão, e são muito acessíveis. Entre no Google e procure “sistema de gestão financeira”. Diversos são grátis e mesmo os pagos permitem um tempo de teste. Faça um cadastro, navegue um pouco para ver se você gosta da interface e mostre alguns dos relatórios do sistema para o médico, para ele ver se gosta daquele modelo.
Procure até encontrar um que se encaixe no perfil do consultório para o qual trabalha, pois as opções são muitas, e bem diversificadas.
Cobrança: Princípios que devem ser aplicados:
- Delicadeza e educação: Agir sempre com delicadeza e nunca com truculência. A boa educação continua sendo uma boa forma de se conseguir as coisas;
- Objetividade: Quando você ligar, o cliente já deve saber do que se trata. Então ir direto ao ponto é menos doloroso;
- Não deixar recado: Nunca deixe recado com ninguém falando da dívida. Esse é um assunto que só pode ser tratado com o paciente. Se outra pessoa atender ao telefone, simplesmente peça para retornar a ligação.
Garantia: O ideal é que você obtenha uma garantia do cliente para se assegurar da realização do pagamento. A garantia mais fácil para um consultório médico é o cheque, que pode ser um cheque pré-datado. Uma alternativa, menos comum, é a nota promissória. Você pode comprar um talão de notas promissórias em qualquer papelaria e deixar na gaveta. Se necessário, basta preencher no valor da consulta / tratamento e pedir para o cliente assinar. Não é tão boa, nem tão comum como o cheque, mas, é melhor do que não ter nenhuma garantia.
É importante lembrar que o recibo de pagamento da consulta só deve ser fornecido mediante o efetivo recebimento. Com o fornecimento de um recibo, a nota promissória perde o valor.
Quanto ao uso do cartão de crédito verifique com o o seu contador qual a melhor maneira de utilizar a máquina de cartão para efetuar a cobrança, pois normalmente é feito somente em clínicas ou quando o próprio consultório do médico possuir um CNPJ.
Processo de cobrança: Um processo é uma sequência lógica e predefinida de ações. Isso é muito útil para engrenar as atividades. Uma sugestão de processo é:
1. E-mail: Como primeira ação de cobrança, mande um e-mail. Como não há contato pessoal direto, pode ser mais tranquilo;
2. Ligação para checar: Depois uma ligação, com um tom de checagem / verificação. Algo como “não quero incomodar, mas preciso confirmar uma informação que está aparecendo no meu sistema. Ficou um pagamento em aberto?”;
3. Carta simples: Você deve ter um modelo de carta (veja abaixo), e o próximo passo é enviá-la pelo correio normal;
4. Carta registrada: o próximo passo é usar o correio com aviso de recebimento. Dessa forma você sabe que o paciente recebeu o aviso;
5. Ligação incisiva: depois, ligue de forma simpática e incisiva. Procure oferecer ajuda, como por exemplo, oferecer para parcelar o pagamento.
Essas são as fases da cobrança amigável. Se nada resolver, a critério do médico, passe para as fases seguintes:
- Cobrança amigável: Email, ligações, carta Registrada
- Cobrança não amigável: Representações do cheque, protesto em cartório, escritório de cobrança
- Cobrança litigiosa: atravéz de processo judicial
